Gut organisiert mit Archivboxen
Die Dokumente für die tägliche Arbeit sind meist nur wenige Meter vom Schreibtisch entfernt. Allerdings häuft sich im Laufe einer Unternehmenslaufbahn Papierkram an, der nur selten – wenn nicht sogar gar nicht mehr – gebraucht wird. Oft schreiben strenge Vorschriften die Lagerung von Transaktionsdaten und vielen weiteren Papieren vor. Das ist ein zusätzlicher Dokumentationsaufwand. Glücklicherweise ermöglichen Archivboxen die ordnungsgemäße und platzsparende Lagerung von Unterlagen.
Archivierungsboxen gibt es in zahlreichen Größen und Ausführungen. Dadurch wird Ihnen die korrekte Aufbewahrung von Papier, Mappen, Ordnern, Blöcken und anderen Dokumenten in diversen Ausmaßen ermöglicht. Befüllte Archivboxen der gleichen Größe können Sie ganz einfach stapeln. Das spart Platz und macht in vielen Fällen die Anschaffung von speziellen Regalen zu Lagerzwecken überflüssig. Nicht befüllte Boxen sind hingegen faltbar und nehmen somit nur minimalen Raum in Anspruch.
Zur Beschriftung sind die Archivboxen mit großzügigen Feldern versehen. Den Inhalt können Sie im Idealfall also schon von außen erkennen. Abgesehen davon verfügen Archivboxen für Ordner über praktische Einschübe zum Tragen. Schwere Boxen tragen Sie am besten mit weichen Handschuhen, um Ihre Hände zu schützen.
Was sind die Vorteile der Aufbewahrung in Archivboxen?
Archivierung ist ein Aufwand, den viele Unternehmen in regelmäßigem Abstand auf sich nehmen. Und das aus gutem Grund: Dokumente, die in Archivboxen gelagert werden, sind kaum Staub und Sonneneinstrahlungen ausgesetzt. Die Unterlagen bleiben also länger in einem guten Zustand. Besonderen Schutz vor Staubpartikeln bieten Aufbewahrungsboxen aus Polypropylen. Kleiner Bonus: Diese Boxen sind transparent. Deren Inhalt ist dementsprechend klar ersichtlich.
Außerdem bleibt in den Büroräumen und Büroschränken mehr Platz für essenzielle Utensilien, wenn derzeit nicht relevante Akten weggeräumt werden. Vollgepackt und gut gestapelt sind Archivboxen letztendlich die perfekte Lösung, um Unterlagen gekonnt einzulagern.
Je nach Modell können Sie die Boxen von oben oder seitlich öffnen. Sie haben also die Möglichkeit, Ihr Archiv nach Belieben mit unseren Boxen und Containern zu gestalten.
Falls Ihr Unternehmen möglichst umweltfreundlich agiert, empfehlen wir FSC zertifizierte Archivboxen aus nachhaltiger Forstwirtschaft.
Die Vorteile im Überblick:
- Leere Boxen sind faltbar und leicht zu verstauen.
- Gefüllte Boxen sind stapelbar.
- Archivcontainer haben Griffe zum vereinfachten Transport.
- Dokumente sind teilweise vor Staub und Sonne geschützt.
- Für unterschiedliche Materialien sind passende Boxen und Container verfügbar.
- Kleine Boxen lassen sich in größeren Modellen unterbringen.
- Das Gewicht der Boxen ist sehr gering.
- Sie haben die Wahl zwischen Pappe und Plastik.
Tipp: Gruppieren Sie den Inhalt der Boxen und Container nach Zugriffswahrscheinlichkeit (anstatt nach Thema). Viele Unterlagen werden ausschließlich aufgrund von gesetzlichen Vorgaben gelagert. Die Wahrscheinlichkeit, dass ein Zugriff nötig wird, ist also sehr gering. Solche Unterlagen sind ein gutes Fundament für einen Stapel aus archiviertem Material. Dokumente, die Sie eventuell in der Zukunft gebrauchen können, sind an einem zugänglicheren Ort besser aufbewahrt.
Welche Archivbox ist die richtige?
Ordner, Mappen, Papier, Blöcke und Bücher lassen sich wunderbar archivieren. Natürlich können auch andere Dinge in Archivcontainern für Ordner untergebracht werden. Wichtig ist vor allem, dass der Inhalt zur Box passt. Des Weiteren sind die Lagerbedingungen zu beachten. Schließlich ist es ärgerlich, wenn die Container nicht ins Regal passen oder sich nicht mit bereits vorhandenem Archivmaterial kombinieren lassen. Damit Sie die passende Lösung für Ihr System finden können, haben wir eine kleine Liste mit den wichtigsten Stichpunkten für Sie zusammengefasst.
Darauf müssen Sie achten:
- Größe der Box
- Ausmaße des Inhalts
- Gewicht des Inhalts
- Größe bereits vorhandener Boxen
- Größe des Regals oder Schranks, in dem die Boxen gelagert werden sollen
- Platzierung der Öffnung (seitlich oder oben)
- Farbe der Box
- Material
Tipp: Sie können die Boxen zusätzlich mit großen bunten Stickern versehen, zum Beispiel Gelb für Buchhaltung und Rot für Unterlagen ehemaliger Mitarbeiter. Dadurch erkennen Sie mit einem Blick, zu welcher Gruppe die jeweilige Box gehört. Das spart Zeit bei der Suche nach Inhalten und ist im besten Fall auch dekorativ.
