Hefter & Mappen
Hefter und Mappen – Ihre Akten gut sortiert
Auch im digitalen Zeitalter ist der konventionelle Büroartikel "Papier" unumgänglich. Ob für Hausarbeiten, Kontoauszüge, Bewerbungen oder Broschüren, in Mappen und Heftern sind Unterlagen aller Art gut aufbewahrt.
Doch was ist eigentlich der Unterschied zwischen Mappen und Heftern? Und welche Variante ist für Ihren Einsatzbereich am besten geeignet? Für gelochte oder ungelochte Dokumente gibt es die unterschiedlichsten Ablagemöglichkeiten.
Egal ob Sie Ihre Unterlagen chronologisch, alphabetisch oder thematisch sortieren möchten, mit Heftern und Mappen sorgen Sie dafür, dass Sie diese schnell wiederfinden.
Unser Leitfaden
Infografik: Mappe oder Hefter?
Ob Sie zu einer Mappe oder einem Hefter greifen sollten, hängt davon ab, ob Sie gelochte Unterlagen abheften oder ungelochte Unterlagen gebündelt sammeln möchten:
Mappen
- Eigenschaft:
Mappen dienen der Ablage von ungelochten Dokumenten. - Vorteile:
- Schnelle Ordnung am Arbeitsplatz
- Flexible Sortierung
- Sicherer Transport von Unterlagen (Schutz vor Nässe, Staub, Falten)
- Schneller Zugriff
Hefter
- Eigenschaft:
Hefter sind zum Abheften von gelochten Dokumenten geeignet und verfügen demnach über eine Abheftvorrichtung, sodass sich ein Locher für Ordner empfiehlt. - Vorteile:
- Längerfristige Ablage von Dokumenten
- Eindeutige Bündelung und Reihenfolge der Unterlagen
- Kein Herausfallen einzelner Blätter möglich
Einen Leitfaden zu den unterschiedlichen Heftern und Mappen finden Sie in der folgenden Infografik.
Diese Infografik ist hier für sie zum Download bereitgestellt.
Die Verwendung der gängigsten Mappen und Hefter wird Ihnen in unserem Ratgeber-Video näher erläutert.
Hefter
Unterschied: Kaufmännische Heftung und Amtsheftung
Die kaufmännische Heftung unterscheidet sich von der Amtsheftung (auch „Behördenheftung“ genannt) durch die zeitliche Reihenfolge (aufsteigend oder absteigend), in der die Schriftstücke abgelegt werden.
Kaufmännische Heftung / Rechtsheftung
Es wird zeitlich absteigend geordnet:
Bei der kaufmännischen Heftung werden Unterlagen von unten nach oben abgelegt, sodass die neuesten Dokumente immer als zuletzt abgeheftetes Blatt oben aufliegen. Wenn man den Hefter aufschlägt, hat man somit immer die aktuellen Unterlagen direkt im Blick. Älteres Schriftgut folgt darunter chronologisch.
Da die Dokumente beim Abheften rechts von der Abheftvorrichtung weg ragen, wird diese Heftungsart auch „Rechtsheftung“ genannt.
Einsatz:
Die kaufmännische Ablage ist allgemein die gängigste Methode beim Einsatz von Heftern. Diese wird sowohl in der Unternehmens- und Betriebswirtschaft als auch im privaten Bereich und in der Schule genutzt.
Amtsheftung / Linksheftung
Es wird zeitlich aufsteigend geheftet:
Bei der Amtsheftung (Behördenheftung) wird hingegen von oben nach unten abgeheftet. Das heißt, dass das älteste Blatt oben und das neuste Schriftstück ganz unten liegt. Um das zu ermöglichen, ist die Abheftvorrichtung „kopfüber“ im Hefter befestigt.
Da die Dokumente beim Abheften links von der Abheftvorrichtung weg ragen, wird diese Heftungsart auch „Linksheftung“ genannt.
Einsatz:
Wie der Name schon sagt, wird die Amtsheftung im öffentlichen Bereich angewandt (z. B. bei Behörden und Ämtern).
Der Unterschied zwischen der kaufmännischen und der behördlichen Heftung wird mit unserem Ratgeber-Video noch verständlicher.
Rechts-Linksheftung
Hefter mit einer Rechts-Linksheftung können sowohl für die kaufmännische Heftung (rechts) als auch für die Amtsheftung (links) verwendet werden. Das heißt, bei diesen Ordnern gibt es keine fest definierte Vorder- und Rückseite, sondern man verwendet den Ordner flexibel entsprechend der gewünschten Heftung herum.
Warum gibt es diese Varianten?
In Unternehmen sind ältere Vorgänge meist abgeschlossen und werden daher in der Regel nicht mehr benötigt. Die aktuellsten noch zu bearbeitenden Schriftstücke liegen gemäß der kaufmännischen Heftung also obenauf und ein schneller Zugriff ist möglich.
Auch Zuhause oder in der Schule, wo aktuelle Aufgaben wichtiger sind, ist die chronologisch absteigende Sortierung sinnvoller.
Behörden wiederum haben es oft mit Antragsbearbeitungen zu tun, bei der in aller Regel zuerst eingegangene Anträge (d.h. ältere) auch zuerst abgearbeitet werden. Für dieses Vorgehen ist die Amtsheftung deutlich praktischer, da die älteren, zuerst zu bearbeitenden Schriftstücke oben auf liegen.
Die Abheftvorrichtungen
Im Hinblick auf die Art der Abheftvorrichtung (Rechtheftung und Linksheftung) sowie auf die Anzahl der Abheftvorrichtungen gibt es sechs verschiedene Hefter-Varianten:
| 1 Abheftvorrichtung | 2 Abheftvorrichtungen | |
|---|---|---|
| Rechtsheftung |  |
 |
| Linksheftung |  |
 |
| Rechts- / Linksheftung (variabel einsetzbar) |
 |
 |
Die unterschiedlichen Hefter im Überblick
Hefter unterscheiden sich nicht nur aufgrund ihrer Heftung, sondern auch nach dem jeweiligen Verwendungszweck. In unserem Büroartikel-Sortiment finden Sie für jeden Bedarf den passenden Hefter:
- Einhakhefter zum schnellen Zugriff auf abgelegte Dokumente in Ihrem Ordner.
- Ösenhefter mit denen sie zusammengehörige Dokumente im Ordner sammeln können.
- Sicht- und Schnellhefter zur schnellen Abheftung zuhause und in der Schule.
- Personalhefter zum Sammeln aller wichtigen Dokumente Ihrer Mitarbeiter.
- Präsentationshefter für einen professionellen Auftritt.
- Hängehefter sind für den speziellen Einsatz in Ihrer Hängeregistratur bestimmt. Damit ist effizientes Sortieren möglich und schnelles Wiederfinden garantiert.
Eigenschaften von Heftern
Die Ausstattung mancher Hefter sorgt dank vieler praktischer Besonderheiten zu einer erleichterten Handhabung im Büro-Arbeitsalltag.
- Ein Organisationsaufdruck auf der Vorderseite hilft Ihnen bei der Übersicht, indem Sachgebiete, Zuständigkeiten oder auch Termine gekennzeichnet werden können.
- Eine dehnbare Außentasche (z.B. am Rückendeckel) eignet sich als ideale Ablage für loses Schriftgut, das zur Akte gehört.
- Auswechselbares Zubehör (z.B. Hängeschienen bei Hängeheftern) zum Nachkaufen ermöglicht eine kostengünstige Mehrfachnutzung.
Mappen
Kriterien beim Kauf von Mappen
Beim Kauf von Mappen sollten Sie folgende Punkte berücksichtigen:
- Format:
Für welches Papierformat soll die Mappe geeignet sein? - Material:
Bevorzugen Sie Mappen aus umweltfreundlicher Pappe bzw. Karton oder stabilere Varianten aus Kunststoff? - Fassungsvermögen:
Wie viele Blätter haben in der Mappe Platz? Für besonders umfangreiche Ablagen gibt es auch extrabreite Sammelboxen. - Verschluss:
Welche Verschlussmöglichkeit bevorzugen Sie? Eckspanngummis, Klemmschiene, Einschlagklappen?
Die unterschiedlichen Mappen im Überblick
Mappen dienen zum Sammeln und Sortieren loser Blätter, damit diese sorgfältig aufbewahrt oder transportiert werden können. Je nach Bedarf und den eigenen Vorlieben gibt es verschiedene Ausführungen:
- Aktendeckel sind Mappen, die über keinerlei Verschluss oder Klappen verfügen. Sie stellen einen festen Einband dar, in dem Ihre Dokumente geschützt sind, jedoch sehr leicht herausfallen können. Ein Aktendeckel ist also eher eine Möglichkeit, um Ihre Dokumente temporär beieinander zu halten.
- Sammelmappen verfügen über Einschlagklappen auf allen Seiten. Diese verhindern ein Herausfallen der Blätter.
- Klemmmappen sind mit einer Klemmschiene an der geschlossenen Seite versehen. So haben Sie einen uneingeschränkten Blick auf die Dokumente, ohne dass es beim Aufschlagen herausfallen kann.
- Eckspannmappen halten Ihre Unterlagen mithilfe elastischer Gummizüge zusammen, die über die beiden geöffneten Ecken gespannt werden.
- Ordnungsmappen sind eine erweitere Variante von Eckspannmappen, da es hier mehrere Taben gibt. Wie bei einem Register können Sie Ihre Unterlagen so thematisch sortieren.
- Organisationsmappen oder Konferenzmappen sind vereinen die unterschiedlichsten Büroartikel in einem: Mit einer Mappe inklusive Schreibblock, Kugelschreiber, Taschenrechner, Klemmbrett und diversen Einsteckfächern für USB-Sticks, Speicherkarten, Visitenkarten und mehr sind Sie bestens für das nächste Meeting ausgestattet.
- Bewerbungsmappen mit hochwertigem Umschlag erzeugen ein positives Erscheinungsbild bei Ihrem Wunscharbeitgeber.
- Präsentationsmappen mit einer durchsichtigen Einstecktasche auf der Vorderseite, um ein Titelblatt einzulegen.
- Einfache Klemmbretter und Blockmappen sind ideal, wenn Sie an Ihrem Arbeitsplatz keinen festen Untergrund zum Schreiben zur Verfügung haben.
- Fächermappen eignen sich hervorragend, um ungelochte Dokumente oder Heften zu sortieren. Sie ist aufgebaut wie eine Sammelmappe mit einem breiten Rücken, hat jedoch einige Unterteilungen, mit denen das Sortieren, Ablegen und Entnehmen von Dokumenten sehr schnell und einfach möglich ist.
Tipps
- Weil die Stabilität und Lebensdauer von Heftern und Mappen besonders wichtig ist, sollten Sie beim Kauf auf eine gute Qualität achten. Sollten Sie sich für die Varianten aus Pappe oder Karton entscheiden, empfehlen wir Ihnen ein Papiergewicht von mindestens 320 g/qm.
- Beim Organisieren können Sie sich die unterschiedlichen Farben der Hefter und Mappen zu Nutze machen. Aber auch die Einsteckschildchen bzw. Beschriftungsschildchen der Register können Sie farblich wählen.
- Passendes Zubehör, wie z. B. Schiebesignale und Organisationsstreifen, unterstützt Sie zusätzlich bei einer detailliierten Organisation – vor allem im Kanzlei- und Notarbereich.
- Hefter und Mappen sind ideal, um Papierblätter ordentlich und strukturiert abzuheften. Mit Heftgeräten können Sie einzelne Blätter einfach zusammen tackern und vermeiden somit, dass einzelne Blätter verloren gehen.