Visitenkarten

 

Visitenkarten gestalten und ganz einfach selbst drucken

 

Eine Visitenkarte ist das kleine Aushängeschild, das man seinen Geschäftspartnern aushändigt, um weiter in Kontakt zu bleiben. Viele Selbstständige und Unternehmer unterschätzen die Wirkung und vor allem den bleibenden Eindruck, den eine Visitenkarte hinterlässt.

Wir beantworten mit unserem Ratgeber all Ihre Fragen: Was gehört auf eine Visitenkarte? Wie kann ich Visitenkarten selbst ausdrucken? Und wann ist eigentlich der richtige Zeitpunkt, um eine Visitenkarte zu überreichen?

Seien Sie für alles vorbereitet und bleiben Sie Ihrem Gegenüber im Gedächtnis.

 

 

Unser Leitfaden

 

 

Visitenkarten gestalten

 

Welches Format haben Visitenkarten?

 

Das klassische Format für Visitenkarten ist 85 x 55 mm. Dieses Format, das sog. Scheckkartenformat, hat sich in Europa durchgesetzt und sorgt garantiert nicht für Komplikationen beim Verstauen. Ganz klassisch wird die Karte mit diesen Maßen im Querformat genutzt. Möchten Sie ein modernes, nicht zu ausgefallenes Design, können Sie die Visitenkarte auch im Hochformat gestalten. Wer allerdings auf sich aufmerksam machen möchte, kann dies z. B. mit Klappvisitenkarten, quadratischen oder gar runden Visitenkarten tun. Zu beachten ist mit der Komplexität des Formats jedoch der steigende Druckpreis, über den man sich am besten vorher bei der Druckerei oder beim Anbieter informiert.

 

Welche Informationen gehören auf die Visitenkarte?

 

Generell gehören nur die nötigsten Informationen auf die Visitenkarte. Zu einer vollständigen Visitenkarte gehören jedoch die verschiedensten Kommunikationsmittel, damit Ihr Partner selbst entscheiden kann, über welches Medium er Sie kontaktieren möchte. Orientieren Sie sich einfach an unserer Checkliste:Visitenkarte

  • Firmenname und Firmenlogo
  • ggf. Claim / Slogan
  • Firmenanschrift
  • Ihr Name und Ihre Position
  • Telefonnummer und ggf. Faxnummer
    (jew. mit Vorwahl)
  • E-Mail Adresse
  • Webadresse

 

Schriftart und Schriftgröße

 

Die Schriftart ist meist vorweg durch das Corporate Design der Firma bestimmt. Fangen Sie allerdings als Selbstständiger von der Pike auf an, müssen Sie sich mit diesem Thema auseinandersetzen. So nebensächlich es Ihnen scheinen mag aber jede Schrift hat Charakter und der sollte Sie und Ihre Branche passend wiederspiegeln. Vermeiden Sie mehrere Schriftarten auf einer Visitenkarte. Generell ist Ihr Corporate Design mit 2-3 Schriften bereits bestens ausgestattet. Achten Sie ebenso darauf, dass Ihnen Ihre Schrift genug Schriftschnitte bzw. Schriftstile (fett, kursiv e.t.c.) bietet, um die Schrift möglichst vielseitig und flexibel nutzen zu können.

Für die Schriftgröße bei Visitenkarten gibt es keine einheitliche Empfehlung, da jede Schrift individuell auf ihre Lesbarkeit geprüft werden muss. Im Durchschnitt liegt der Schriftgrad zwischen 8 und 12 Punkt (pt). Zur Überprüfung von Schriftgröße und Design sind Probedrucke unerlässlich. Schließlich wollen Sie keine böse Überraschung erleben, wenn Sie die Visitenkarten frisch gedruckt bei der Druckerei abholen.

 

5 Tipps und Regeln für das Visitenkartendesign

 

Das Design ist zwar Geschmackssache, allerdings müssen Sie doch gewisse Regeln beachten, um ein zufriedenstellendes Ergebnis zu erreichen. Je nachdem ob Ihre Visitenkarte ein- oder zweiseitig bedruckt werden soll, müssen Sie dies natürlich ebenso bei der Gestaltung berücksichtigen.

  1. Wenn Sie den Druck Ihrer Visitenkarten bei einer Druckerei in Auftrag geben möchten, sollten Sie den sogenannten Anschnitt berücksichtigen. D.h. an jeder Seite muss ein Rand von 3 mm ergänzt werden, damit keine weißen Ränder nach dem Zuschneiden entstehen.
  2. Achten Sie darauf, dass Ihr Firmenlogo etwas größer ist und genug Platz zum Atmen hat – schließlich soll es ins Auge stechen.
  3. Mit kleinen Hervorhebungen können Sie den Blick des Lesers auf das Wesentliche lenken, wie z. B. Ihren Namen größer und in fett zu setzen.
  4. Textblöcke auf Ihrer Visitenkarte sollten gleichmäßig ausgerichtet sein.
  5. QR-Codes erweisen sich auf der Visitenkarte als äußert praktisch, um mehr Informationen unterbringen zu können, als die kleine Karte Platz bietet.

 

 

Visitenkarten selbst drucken

Drucker druckt Visitenkarten

Wer eine eigene Vorlage hat, kann Visitenkarten ganz einfach selbst ausdrucken. Dafür gibt es spezielle Blanko-Visitenkarten in den verschiedensten Ausführungen. Damit Sie die richtige Wahl treffen, beraten wir Sie über die Auswahlmöglichkeiten:

  • Grammatur / Papierstärke:
    Im Allgemeinen darf das Papier nicht zu dünn sein, da es sonst minderwertig wirkt und gleichzeitig die Lebensdauer der Karte deutlich vermindert. Das Papier sollte eine Grammatur von 250 bis 300 g/m2 haben.
  • Papieroberfläche:
    Visitenkarten haben klassischerweise eine matte Oberfläche. Noch hochwertiger sehen dagegen satinierte oder hochglänzende Visitenkarten aus.
  • Visitenkarten ablösenKanten:
    Blanko-Visitenkarten werden auf einem DIN A4-Bogen ausgedruckt. Da Sie Ihre Visitenkarten nicht wie in der Druckerei selbst zuschneiden können, sollten Sie die Form der Trennlinien wählen. Wir empfehlen Visitenkarten mit glatten Kanten. Damit lassen sich die ausgedruckten Karten ganz einfach voneinander trennen. Alternativ gibt es auch perforierte Kanten.
  • Beidseitig bedrucken:
    Wenn Sie beide Seiten Ihrer Visitenkarten bedrucken möchten, sollten Sie darauf achten, dass dies auch aufgrund der Papierbeschaffenheit möglich ist.
  • Kompatibilität mit Ihrem Drucker:
    Wie klassisches Druckerpapier, gibt es auch spezielle Visitenkarten für die unterschiedlichen Drucktechnologien. Haben Sie einen Laserdrucker oder Tintenstrahldrucker? Kaufen Sie entsprechend passende Blanko-Visitenkarten.

 

 

Visitenkarten richtig aufbewahren

 

Um Ihre eigenen sowie die Visitenkarten Ihrer Geschäftspartner vor Flecken und Knicken zu schützen, stehen verschiedene Aufbewahrungsmöglichkeiten zur Verfügung: Visitenkarten-Etuis, -Mappen, -Boxen und -Ringbücher. Letztlich kommt es bei der Wahl der Aufbewahrung auf zwei Kriterien an:

  1. die Größe Ihrer Visitenkartensammlung
  2. Ihr Einsatzbereich: Im Büro oder unterwegs?

 

Visitenkartenetui

Visitenkartenetui mit zwei Fächern

 

Visitenkartenetuis sind die kleinste und einfachste Aufbewahrungsmöglichkeit. Sie bieten Platz für bis zu 30 Visitenkarten und sind in verschiedenen Materialien erhältlich: Leder, Holz, Edelstahl, Kunststoff…

Vorteile

  • Ihre Visitenkarten sind schnell zur Übergabe griffbereit.
  • In Visitenkartenetuis mit zwei Fächern können Sie eigene und fremde Visitenkarten trennen.

Einsatzbereich

Die handlichen Visitenkartenetuis sind ideal für unterwegs geeignet, da diese sogar in der Jackentasche Platz haben. So können Sie bspw. auf Messen Ihre eigenen Visitenkarten schnell zücken und mit Ihren Gesprächspartnern tauschen.

 

Visitenkartenmappe

Visitenkartenmappe

In Visitenkartenmappen lassen sich sogar bis zu 400 Visitenkarten verstauen. Die Kunststoff- oder Ledermappen schützen Ihre Karten dank mehrzeiliger Einsteckhüllen.

Vorteile

  • Übersichtliche Sortierung und Schnelles Finden einzelner Visitenkarten
  • Jede Visitenkarte ist uneingeschränkt sichtbar
  • Besonderer Schutz vor Nässe, Schmutz und Staub

Einsatzbereich

Visitenkartenmappen sind von Vorteil, wenn Sie besonders viele Visitenkarten aufbewahren müssen. Sie sind für den Einsatz am Schreibtisch ebenso geeignet, wie für Geschäftsreisen. In der Tasche lassen Sie sich wie ein kleiner Terminplaner einfach verstauen. Als praktische Kombination erweisen sich ein Visitenkartenetui für die eigenen und eine Visitenkartenmappe für fremde Visitenkarten.

 

Visitenkartenbox

Visitenkartenbox mit Rollo

In Visitenkartenboxen können Visitenkarten mithilfe von (A-Z) Registern sortiert werden. Je nach Ausführung hat eine Box Platz für bis zu 300 Karten.

Vorteile

  • Alphabetisches Sortieren und schnelles Finden von Visitenkarten
  • Dank Rollo bleiben Ihre Visitenkarten vor Staub geschützt

Einsatzbereich

Visitenkartenboxen sind besonders für Ihren Schreibtisch zu Hause oder im Büro zu empfehlen und weniger für den Transport geeignet.

 

Visitenkarten-Rollkartei

Visitenkarten-Rollkartei

Wie bei den Visitenkartenboxen können Sie mit einer Visitenkarten-Rollkartei alphabetisch sortieren. Eine Rollkartei bietet Platz für über 500 Visitenkarten.

Vorteile

  • Der Rollmechanismus erleichtert das Durchblättern der Karten
  • Alphabetische Sortierung
  • Visitenkarten können nicht verloren gehen
  • Dank der Blanko-Karteien kann das Verzeichnis mit eigenen Kontakten erweitert werden
  • Visitenkarten sind in Hüllen geschützt

Einsatzbereich

Rollkarteien sind ausschließlich für den Einsatz auf dem Schreibtisch vorgesehen. Für den Einsatz zuhause empfehlen wir Ihnen die Karteien in der Nähe des Telefons zu platzieren, damit man Rufnummern bei Bedarf schnell zur Hand hat.

 

 

Visitenkarten-Knigge

 

Das Überreichen einer Visitenkarte hat einen offiziellen Charakter und ist ein wichtiges Ritual des Kontaktaustauschs. Durch das Aushändigen Ihrer Kontaktdaten samt Anschrift, Telefonnummern und E-Mail-Adresse erweisen Sie Ihrem Gegenüber den Respekt, der für eine vertrauliche Geschäftsbeziehung unabdingbar ist. Damit beim ersten Kontaktaustausch auch nichts schiefgeht, haben wir hier einige Tipps für Sie.

 

Das richtige Verhalten beim Austausch von Visitenkarten

 

Wann ist der richtige Zeitpunkt für die Visitenkarten-Übergabe?

Für den richtigen Zeitpunkt gibt es kein Patentrezept, hier ist Ihr Feingefühl gefragt. Häufig werden Visitenkarten zu Beginn eines Gesprächs ausgetauscht. Sind Sie zu Gast in einem Unternehmen, übergeben Sie Ihre Visitenkarte zuerst dem Gastgeber. Melden Sie sich an der Rezeption, können Sie auch hier Ihre Karte hinterlegen. Dies erleichtert dem Empfangspersonal Ihre Anmeldung beim jeweiligen Ansprechpartner und die Kontaktaufnahme bei späteren Fragen.

ODI mit VisitenkarteSollten Sie allerdings zu einer Gesprächsrunde hinzustoßen, fallen Sie nicht gleich mit der Tür ins Haus, indem Sie den Teilnehmern Ihre Visitenkarte in die Hand drücken. Bei einer Runde mit mehreren Gesprächspartnern gilt: Wenn Sie Ihre Visitenkarte an den Mann bringen möchten, bitte an jeden der Beteiligten. Sie müssen Ihre Visitenkarte jedoch nicht auf Biegen und Brechen zur Begrüßung loswerden. Oftmals eignet sich auch die Verabschiedung zur Übergabe, wenn es darum geht, wie Sie mit Ihrem Gegenüber nun verbleiben bzw. in Kontakt treten.

 

Was ist bei der Übergabe zu beachten?

  • Die richtige Reihenfolge berücksichtigen
    Bei der Übergabe der Visitenkarte wird eine gewisse Rangfolge bzw. Hierarchie berücksichtigt. Der Rangniedrigere übergibt dem Ranghöchsten seine Visitenkarte. Bei mehreren Personen verteilt man die Visitenkarte weiter in dieser Reihenfolge und endet beim Rangniedrigsten. Ist Ihnen die Rangfolge nicht klar, können Sie Ihre Visitenkarte einfach der Reihe nach durch die Runde verteilen.
    Der Ranghöhere kann nach dem Empfang Ihrer Visitenkarte immer frei entscheiden, ob er Ihnen seine Karte auch aushändigt und Ihnen damit seine Kontaktdaten anvertraut.
  • Blickkontakt halten
    Sehen Sie Ihrem Gegenüber beim Überreichen der Visitenkarte in die Augen und achten Sie darauf, dass der Empfänger die Visitenkarte sofort lesen kann – also der Text nicht auf dem Kopf steht oder die Karte mit der Rückseite zum Empfänger zeigt.

 

Wie verhalte ich mich als Empfänger einer Visitenkarte?

Die Visitenkarten sind ausgetauscht und nun kann nichts mehr schiefgehen? Falsch gedacht! Auch nach der Überreichung kann man noch in einige Fettnäpfchen treten. Deshalb haben wir auch für diese Situation wichtige Ratschläge für Sie:

  • Stecken Sie die Visitenkarte Ihres Gesprächspartners nicht gleich in Ihr Etui oder in Ihre Tasche, sondern überfliegen Sie die Informationen kurz, um Ihrem Partner Interesse zu vermitteln.
  • Haken Sie ggfs. nach, wenn Ihnen auf den ersten Blick etwas auffällt, das Sie gerne ansprechen möchten.
  • Da Sie nun eine Visitenkarte erhalten haben, achten Sie darauf, Ihren Gegenüber auch mit Namen anzusprechen.
  • Machen Sie keine willkürlichen Notizen auf der Visitenkarte Ihres Gesprächspartners – vor allem nicht, wenn sich der Besitzer in unmittelbarer Nähe befindet.
  • Für weitere Notizen können Sie Ihre eigenen Visitenkarten verwenden. Wichtige Zusatzinformationen wie z. B. Ihre private Mobilfunknummer können Sie so einfach ergänzen.

 

Internationaler Visitenkarten-Knigge

 

Wer in seinem Geschäftsleben mit anderen Nationen und Kulturen zu tun hat, weiß, dass es zahlreiche Verhaltens- und Wertunterschiede gibt. Damit keine Missverständnisse aufkommen, haben wir Tipps für den internationalen Kontaktaustausch.   

 

Tipp 1: Mehrsprachige Visitenkarten

Sind Sie geschäftlich auch im Ausland unterwegs und treten häufig mit neuen Geschäftspartnern in Kontakt, sind zweisprachige Visitenkarten sinnvoll. Damit auch internationale Partner Ihre Kontaktinformationen verstehen können, ist es ratsam die Rückseite der Visitenkarte in der Weltsprache Englisch zu beschreiben. Je nach Design Ihrer Visitenkarte, können Sie die internationale Variante auch separat drucken lassen und zweierlei bereit halten.

Achten Sie hierbei jedoch auf die Schreibweisen der einzelnen Informationen!

  • Bei der Telefonnummer ist die Angabe der Ländervorwahl besonders wichtig.
  • Versuchen Sie Sonderzeichen, die von der englischen Sprache abweichen, zu vermeiden. Dazu gehören vor allem ä, ö, ü,  und ß.
  • Nutzen Sie für Städte und Länder den englischen Namen (z. B. Munich – Germany).
  • Informieren Sie sich über die richtige Berufsbezeichnung in der jeweiligen Sprache. Trotz der zunehmenden Internationalisierung der Berufsbezeichnungen gibt es gravierende Unterschiede bei der Interpretation.

 

Tipp 2: Interkulturelle Unterschiede

Reisen Sie in ein anderes Land, machen Sie sich mit den Gepflogenheiten der Kultur vertraut. So hat die Visitenkarte z. B. in Asien einen hohen Stellenwert. Hier sollten Sie unbedingt immer eine Visitenkarte zur Hand haben, um Ihrem Partner Respekt zu beweisen. Beachten Sie auch hier eventuelle Unterschiede in Bezug auf die Rangfolge. In Japan übergibt bspw. der Ranghöhere oder Ältere immer zuerst seine Visitenkarte und zwar mit beiden Händen. Eine kleine Verbeugung unterstreicht dabei die Wertschätzung des Gegenübers. Der Augenkontakt ist dabei unbedingt zu vermeiden. Beweisen Sie interkulturelle Kompetenz und bereiten Sie sich auf die kleinen aber feinen Unterschiede vor.