Das Clean Desk-Prinzip
Mit einem sauberen Schreibtisch produktiv in den Arbeitsalltag starten!
„Das Genie beherrscht das Chaos!“. Mit diesem Satz hat sich sicher der ein oder andere schon für die Unordnung auf dem Schreibtisch gerechtfertigt. Doch diese Unordnung verursacht noch mehr als nur einen schlechten Eindruck, nämlich, dass sie den Besitzer des Tisches in Erklärungsnot bringt. Damit soll ab jetzt Schluss sein: Das Clean Desk-Prinzip ist beliebt wie selten zuvor. Im Folgenden stellen wir Ihnen diese Methode mit allen Vor- und Nachteilen sowie Tipps zur Umsetzung vor.
Unser Leitfaden
- Was ist das Clean Desk Prinzip?
- Wo findet die Methode Anwendung?
- Was sind die Vorteile des Clean Desk-Prinzips?
- Die Nachteile der Clean Desk-Methode
- Das richtige Aufräumen
- Tools und Hilfsmittel
Was ist das Clean Desk-Prinzip?
„Clean Desk“ bedeutet eigentlich nur ‚sauberer Schreibtisch‘ – und genauso simpel ist das Prinzip auch. Stellen Sie sich vor, Sie würden an einen neuen Arbeitsplatz kommen: Auf der Oberfläche befinden sich nur die Gegenstände, die für die Arbeit unabdingbar sind. Keine Dokumente, die bearbeitet werden müssen, keine Unmengen von Haftnotizen, sondern nur das Nötigste. Genau so soll der Schreibtisch abends zu Arbeitsende hinterlassen werden.
Wo findet es Anwendung?
Das Clean Desk-Prinzip hat seinen Ursprung im Desk Sharing. In größeren Unternehmen kann man meist davon ausgehen, dass nur rund 70% der Mitarbeiter gleichzeitig anwesend sind – die anderen befinden sich in Besprechungen, externen Terminen, Urlaub oder im Home Office.
Beim Desk Sharing wird einem Mitarbeiter kein fester Arbeitsplatz zugewiesen, sondern der persönliche Laptop morgens an dem Schreibtisch aufgeklappt, der gerade frei ist. Hier ist es unabdingbar, dass jeder am Abend seine Dokumente und Unterlagen korrekt verräumt, um dem Kollegen am nächsten Morgen eine gute Arbeitsumgebung zu bieten. Doch auch in Büros, in denen jeder Arbeiter klassisch seinen eigenen Arbeitsplatz hat, wird zunehmend Wert auf die Sauberkeit und Ordnung auf den Tischen der Abteilung gelegt.
Was sind die Vorteile des Clean Desk-Prinzips?
Produktivität
Wer alles am richtigen Ort hat und nicht suchen muss, spart Zeit. Laut verschiedener Untersuchungen ist jeder Mitarbeiter pro Tag ungefähr zweieinhalb Stunden mit der Suche nach Informationen und Arbeitsmaterialien beschäftigt. Diese Zeit lässt sich drastisch reduzieren, indem die Zeit für die Suche nach Akten, Informationen und Arbeitsmaterialien minimiert wird.
Datenschutz
Offenliegende Dokumente oder die altbekannten Haftnotizen, auf denen die wichtigsten Passwörter notiert sind, verletzen geltende Datenschutzrechte, vor allem, wenn sie nach Feierabend liegen bleiben. 
In diesen Momenten können Dritte leicht Zugang zu Daten und Informationen bekommen, die eigentlich unter Verschluss gehalten werden sollten. Werden Dokumente, die solche Informationen enthalten, nach Feierabend in einem verschließbaren Schrank aufbewahrt, ist das Einhalten des Datenschutzes gewahrt.
Positiver Eindruck
Sauberkeit und Ordnung strahlen Zuverlässigkeit, Gewissenhaftigkeit und Vertrauenswürdigkeit aus. Gerade, wenn häufiger Kunden oder Geschäftspartner in Ihr Unternehmen kommen und durch die Büros laufen, sind ordentliche Oberflächen wichtig, um einen guten Eindruck von Ihrem Unternehmen zu hinterlassen.
Die Nachteile der Clean Desk-Methode
Zugegebenermaßen ist es häufig leichter gesagt als getan, wenn es heißt, den Schreibtisch am Abend in den Originalzustand zurückzuversetzten. Vor allem wenn nicht genügend Stauraum vorhanden ist und der Schreibtisch genügend Fläche bietet, ist es häufig Mittel der Wahl, Ordner, Hefter und weiteres einfach auf dem Schreibtisch zu lagern – vor allem, wenn die Dokumente und am nächsten Morgenwieder benötigt werden. Bei der Clean Desk-Methode ist dies nicht möglich. Somit sind sie gezwungen, jeden Morgen erneut Ihre Arbeitsmaterialien aus dem Schrank hervorzuholen. Ein Weiterarbeiten, wo man zuvor aufgehört hat, ist nicht ohne diesen kleinen Extraaufwand möglich.
Je nachdem, wie sauber die Schreibtische sein sollen, raubt dieses Prinzip jegliche Möglichkeit der freien Gestaltung des Arbeitsplatzes, da auch persönliche Gegenstände wie Fotos, Erinnerungen oder ähnliches, mit eingeschlossen werden.
Außerdem muss das alltägliche Aufräumen erst zum Teil Ihrer Routine werden, jedoch lohnt sich dieser Schritt langfristig durch enorme Zeitersparnis und die Gewissheit, am nächsten Morgen an einen sauberen Tisch zurückzukehren.
Das richtige Aufräumen
Haben Sie auch häufiger das Gefühl, dass es nie wirklich sauber wird, egal, wie häufig Sie aufräumen? Befolgen Sie unsere Tipps – und schon gehört dieses Gefühl der Vergangenheit an.
- Die Wahrscheinlichkeit ist hoch, dass Sie schlicht und einfach zu viel in und auf Ihrem Schreibtisch lagern möchten. Nehmen Sie sich einmalig die Zeit, um die Schubladen und die Oberfläche durchzugehen: Sind Dinge mehrfach vorhanden oder wurden diese seit einer Weile nicht benötigt, ist es sehr wahrscheinlich, dass Sie diese auch in Zukunft nicht brauchen werden. Je mehr Sie aussortieren und sich auf das Wesentliche konzentrieren, desto leichter wird es Ihnen fallen, Ordnung zu halten.
- Wie in allen Räumen, ob im Büro oder Zuhause, haben sie abends deutlich weniger aufzuräumen, wenn sie alles nach der Benutzung sofort wieder an den vorbestimmten Platz legen. Was keinen vorbestimmten Platz hat, kann meist auch aussortiert werden.
- Eine weitere Möglichkeit ist es, morgens nur das zu entnehmen, was sie über den Tag benötigen werden. So beugen sie Chaos vor.
Tools und Hilfsmittel
Doch auch die beste Aufräumstrategie benötigt eines: Genügend Platz, um all die Büroartikel verstauen zu können.
Regale und Schränke
Gerade für Ordner, Akten und Co ist es häufig eher schwierig, einen Platz zu finden. Ordner lassen sich am besten in Schränken verstauen – sind diese abschließbar, wahren sie gleichzeitig den Datenschutz.
Akten lassen sich temporär gut in Hängeregistraturen aufbewahren. Haben all Ihre Akten einen Platz, verschwinden die Ordnerstapel auf Ihrem Schreibtisch. Ebenso können Sie überlegen, ob Sie ungenutzte Fläche haben, die Sie zu Stauraum umfunktionieren können. Besonders beliebt sind beispielsweise Schubladenelemente, die Sie unter dem Schreibtisch verstauen. So befindet sich alles, was Sie auf täglicher Basis benötigen, in direkter Nähe. Dinge, die Sie vielleicht weniger häufig nutzen, können dann guten Gewissens weiter weg vom Arbeitsplatz gelagert werden. Innerhalb der Schubladen können Sie herumrutschenden Gegenständen durch Boxen oder Kartons vorbeugen. So bleibt alles an seinem Platz und ist schnell auffindbar.
Schubladen und Ablagen
Wenn Sie keine Schubladen unter Ihrem Schreibtisch haben, bieten sich Schubladenboxen auf dem Schreibtisch an. Hier können Sie spielend leicht verschiedene Bürokleinteile einsortieren. Auch Ablagen sind ein gutes Hilfsmittel, wenn beispielsweise Dokumente oder Briefe temporär eine Ablagefläche benötigen. Nach Bearbeitung des jeweiligen Dokumentes sollten Sie dieses jedoch gleich in den richtigen Ordner oder Hefter abheften. So bleibt die Ablage übersichtlich und Sie vermeiden größer werdende Papierstapel und die Vermischung oder Verlust wichtiger Dokumente.
Kleine Organisationshelfer
Auch auf dem saubersten Schreibtisch sollten einige kleinere Utensilien vorhanden sein,
um sich den ständigen Griff zur Schublade zu ersparen. So sind beispielsweise Stiftehalter, Briefständer und Tischabroller häufig verwendete Hilfsmittel im Büro, um alles griffbereit und dennoch ordentlich zu halten. Mit Hilfe dieser Organisationsartikel können Sie spielend leicht Ihren Arbeitsplatz aufräumen und der Clean Desk-Bewegung folgen.
Die Mühe des täglichen Aufräumens wird belohnt mit extra viel Produktivität, einem guten Eindruck bei Ihren Kunden, Kollegen und Geschäftspartnern sowie der Wahrung des Datenschutzes Ihrer sensiblen und personenbezogenen Daten!