Faxgeräte
Faxgeräte – was die vermeintlich überholten Geräte können
Trotz Internet gehört das gute, alte Faxgerät vor allem in größeren Unternehmen zur Standardausrüstung. Doch nicht jeder kennt sich mit den Geräten aus, die in den letzten Jahren mit dem Internet einen großen Konkurrenten in der Informationsübermittlung hinzugewonnen haben. Dies ändert sich jedoch mit diesem Ratgeber: Wir erklären Ihnen, welche Funktionen moderne Faxgeräte beinhalten sollten und wie man ein Faxgerät richtig bedient. Außerdem beantworten wir häufig gestellte Fragen in unseren FAQs.
Unser Leitfaden
Basisfunktionen
Faxgeräte versenden Dokumente mithilfe der Telefonleitung. Dabei werden nicht das Papier selbst, sondern lediglich die Informationen eines Dokuments übertragen. Am anderen Ende der Leitung erhält das Faxgerät des Empfängers die Informationen und druckt das Dokument aus. Dies geschieht in der Regel analog zu Druckern unter Verwendung eines der folgenden Druckverfahren:
- Laserdruck
- Tintenstrahldruck
- Thermotransferverfahren
Letztlich sind Faxgeräte also Multifunktionstalente, welche in der Regel die Funktionen Drucken, Kopieren, Scannen und Faxen vereinen. Um ein geeignetes Faxgerät für Ihre individuellen Bedürfnisse zu finden, lohnt sich ein Blick auf die genannten Druckverfahren.
Thermotransferdruck
- Das Verfahren:
Günstigere Geräte verwenden das Thermotransferverfahren, welches das Ur-Verfahren von Faxgeräten darstellt. Thermotransfer-Faxgeräte benötigen thermosensitive Faxrollen, um drucken zu können. Beim Druck wird diese schwarze, dünne Druckfolie (auch Farbband genannt) durch ein Heizelement an den Stellen erwärmt, an denen sich die Schrift oder Grafik befindet. Danach erfolgt der Übertrag auf das Papier, bei dem sich die erwärmten Stellen schwarz auf dem Papier abbilden.
- Vorteile:
Da sich die Farbe sozusagen im Papier befindet, wird kein weiteres Verbrauchsmaterial benötigt. Aus demselben Grund ergibt sich ein weiterer Vorteil des Thermotransferdrucks: Es können sehr kompakte Drucker hergestellt werden, die aufgrund ihrer Größe mobil eingesetzt werden. So wird das Thermotransferverfahren z.B. beim Druck von Belegen, Tickets oder Etiketten genutzt. Thermotransfer-Faxgeräte überbezeugen außerdem durch den dokumentenechten Druck. Anders als bei Tintenstrahlgeräten kann auch nach langer Standzeit das Druckmedium nicht austrocknen. Zudem ist bei den allermeisten Geräten standardmäßig eine Kopierfunktion enthalten, wodurch die Geräte oft als Multifunktionsgeräte vermarktet werden.
Tinten-, Laser- und Multifunktionsgeräte
Moderne Tinten- und Laserfaxgeräte nutzen die gleichen Druckverfahren wie reine Drucker ohne Faxfunktion. Deswegen bietet es sich natürlich an, solche Faxgeräte multifunktional auch zum Drucken zu verwenden. Da an der Übergang von Faxgeräten zu Druckern fließend ist, werden solche Faxgeräte oft in der Produktkategorie „Multifunktionsdrucker“ angeboten.
Beim Kauf eines Multifunktionsgeräts gilt es die typischen Bezeichnungen zu beachten:
- 3-in-1 Geräte: drucken, kopieren, scannen
- 4-in-1 Geräte: drucken, kopieren, scannen und faxen
Für Büros, die selbst viel faxen oder viele Faxe erhalten, kann es sich lohnen, ein separates Faxgerät anzuschaffen, um den Drucker einer Abteilung nicht ständig blockieren zu müssen. Bei der Frage nach der Drucktechnik bleibt die Wahl zwischen Tinten- und Laserdrucktechnik. Während günstigere Tintenstrahlgeräte eher für kleinere Druckaufkommen geeignet sind, punkten etwas teurere Laserdrucker bei mittleren bis hohen Druckaufkommen durch geringe Druckkosten. Im Folgenden finden Sie eine Gegenüberstellung der wesentlichen Vorteile der genannten Druckverfahren.
Vorteile von Tintenstrahlgeräten:
- Günstiger Anschaffungspreis (aber: höhere Kosten für Tintenpatronen)
- Guter Farb- und Fotodruck
- Geringer Stromverbrauch
- Kurze Anlaufzeit (aber: Tinte kann eintrocknen bei längerer Nicht-Benutzung)
Vorteile von Lasergeräte:
- Geringere Druckkosten
- Kontrastreicher und scharfer schwarzweiß Druck (aber: Schwächen beim Farbdruck)
- Hohe Druckgeschwindigkeit (aber: längere Anlaufzeit)
- Toner können auch bei langen Standzeiten nicht eintrocknen
Zusatzfunktionen
Neben der Faxfunktion gibt es einige Zusatzfunktionen, welche je nach Einsatzzweck mehr oder weniger sinnvoll sein können.
Abruffunktion / Polling
Polling erlaubt es einem Faxgerät, Dokumente, die in einem anderen Faxgerät abgespeichert sind, abzurufen. Besonders im Kontakt mit anderen Unternehmen stellt diese Funktion eine komfortable Lösung dar, um so stets verfügbare Informationen zu Produkten oder Leistungen bereitzustellen.
Die Kosten für die Übertragung übernimmt dabei das abrufende Gerät.
Es gibt zwei Varianten beim Fax-Abruf:
- Automatischer Fax-Abruf
Beim automatischen Faxabruf kann eine bestimmte Information (z.B. eine Preisliste) unter einer dafür speziell vorgesehenen Rufnummer per Fax abgerufen werden. Dabei muss lediglich die entsprechende Nummer mit dem Faxgerät angerufen und das Gerät auf Empfang geschalten werden. Das gewünschte Dokument wird daraufhin automatisch gesendet. - Manueller Fax-Abruf
Der manuelle Faxabruf unterscheidet sich zum automatischen Abruf dahingehend, dass nach dem Wählen einer Rufnummer die Information manuell zugesendet wird. Es muss zunächst in einem meist sprachgesteuerten Menü das gewünschte Dokument ausgewählt werden. Die Navigation im Menü erfolgt über die Eingabe der entsprechenden Zahlen durch die Ziffern-Tastatur. Außerdem kann eine Eingabe von Ziffern dann notwendig sein, wenn der Zugriff auf ein Dokument nur ausgewählten Personen gewährleistet werden soll und passwortgeschützt (Zahlenkombination) ist.
Zeitversetztes Senden
Das zeitversetzte Senden ist eine Funktion, die es ermöglicht, die Uhrzeit zum Versand von Faxen einzustellen. So lassen sich z.B. Serienfaxe nachts oder am Wochenende zum Billigtarif versenden.
Rundsenden
Durch die Rundsenden-Funktion kann ein Dokument an mehrere Empfänger gleichzeitig geschickt werden. Meist können dazu vordefinierte Gruppen, Kurzwahlnummern oder mehrere manuell eingegebene Rufnummern verwendet werden. Nach dem Sende wird bei manchen Geräten automatisch ein Rundsendebericht ausgedruckt. Dieser enthält folgende Informationen:
- Nummern, die gewählt wurden
- Datum
- Dauer der Übertragung
- Anzahl der gesendeten Seiten
- Sendestatus
Faxweiterleitung
Die Faxweiterleitung ist eine Funktion, die ein ankommendes Fax automatisch im Gerät speichert oder ausdruckt und dann an ein anderes Faxgerät oder auch an eine E-Mail Adresse weiterleitet. Bevor diese Funktion genutzt werden kann, muss die Faxweiterleitung im Webinterface aktiviert werden:
- Ermitteln Sie dazu die IP-Adresse Ihres Druckers. Diese lässt sich am schnellsten über das Menü „Geräte und Drucker“ herausfinden.
- Öffnen Sie dazu die Windows-Suche und tippen Sie „Drucker“ ein und wählen Sie das entsprechende Menü aus.
- Nun werden im Menü alle verfügbaren Drucker angezeigt. Wählen Sie das richtige Gerät mit einem Rechtsklick aus und klicken Sie auf Druckereigenschaften.
- Im Reiter „Allgemein“ wird unter Standort nun häufig die IP-Adresse angezeigt.
Einmal eingerichtet, kann ein Fax bequem an Kollegen oder Geschäftspartner weitergeleitet werden. Außerdem besteht so auch auf (Geschäfts-) Reisen die Möglichkeit, eingehende Faxe vom eigenen Gerät automatisch ins Hotel senden zu lassen.
Werbefaxsperre
Eine Werbefaxsperre verhindert, dass unerwünschte Werbefaxe direkt gedruckt werden. Der Nutzer kann diese Faxe zunächst am PC begutachten und entscheiden, ob er sie drucken oder löschen möchte. Setzen Sie mit dieser Funktion der Flut von Fax-Spams erfolgreich ein Ende.
Integriertes Telefon
Durch die Integration eines Telefons am Faxgerät sparen Sie sich einen zweiten Anschluss. Manche Geräte haben auch einen Anrufbeantworter integriert, wodurch eine Telefonanlage mit Anrufbeantworter vollständig ersetzt werden kann.
Das Fax versenden
Faxen geht sehr schnell und viele Angelegenheiten können so problemlos erledigt werden. Doch nicht jeder hat schon einmal ein Faxgerät bedient. Was gilt es also beim Faxen zu beachten und wie bedient man ein Faxgerät richtig?
Vorbereitung
Achten Sie darauf, dass die Schriftgröße der zu faxenden Dokumente ausreichend groß ist, da vor allem ältere Faxgeräte etwas unscharf ausdrucken. Außerdem sollten Sie Notizen mit Bleistift oder Markierungen mit Textmarker vermeiden, da diese meist nicht erkannt werden können. Wenn Sie Ihre Unterlagen noch einmal prüfen möchten, kopieren Sie Ihre Dokumente. Dann sehen Sie, wie das Fax beim Empfänger ankommen wird.
Richtig Faxen in 4 Schritten
- Legen Sie das Fax mit der beschrifteten Seite nach unten in das Faxgerät. In der Regel besitzen Faxgeräte einen Papiereinzug oder einen Flachbettscanner. Bei Letzterem wird das Material auf eine Glasplatte gelegt und dann von unten gescannt.
- Tippen Sie dann die Faxnummer des Empfängers am Faxgerät ein. Falls sie beim Telefon für externe Anrufe eine „0“ vorwählen müssen, müssen Sie das beim Faxen ebenfalls tun.
- Bestätigen Sie den Versand des Faxes mit „Ok“, „Senden“ oder „Faxen“. Die Bezeichnung des jeweiligen Knopfs kann variieren, dank bunter Schrift oder einer größeren Fläche jedoch immer gut zu erkennen.
- Nun müssten Wählgeräusche zu hören sein. Bei erfolgreichem Versand zeigt das Faxgerät eine entsprechende Meldung auf dem Display an.
Generell empfiehlt es sich, dem Fax ein Anschreiben beizufügen. Dies hilft bei mehrseitigen Faxen, den Überblick zu behalten. Weiterhin stellt es sicher, dass das Fax zur richtigen Person gelangt. Deswegen sollte ein Anschreiben folgende Punkte beinhalten:
- Namen des Empfängers
- Inhalt
- Seitenanzahl des Faxes
Die Vorteile des Fax
Obwohl das Mittel der Wahl heutzutage meist die E-Mail ist, sind Faxgeräte dennoch nicht aus dem Büro wegzudenken. Faxen hat nach wie vor einige Vorteile:
FAQs
Wie schließe ich ein Faxgerät an?
Das Faxgerät kann in den meisten Fällen direkt an den Router oder an die Telefondose angeschlossen werden. Dazu wird das Fax-Kabel in einen freien Telefonanschluss gesteckt. Nun müssen Sie nur noch das Faxgerät mit einer freien Steckdose verbinden.
Welches Dateiformat zum Faxen ohne Faxgerät verwenden?
Wer Faxe ohne zusätzliches Faxgerät versenden möchte, kann dies beispielsweise mithilfe einer FritzBox und des eigenen Rechners tun. Router wie die FritzBox stellen nicht nur WLAN bereit, sondern bieten mitunter zusätzlich eine Telefonanlage an, mit der auch Faxe empfangen und versendet werden können.
Zum Versenden sollte das Fax als Bilddatei im JPG- oder PNG-Format vorliegen. Da die meisten Office-Programme meistens jedoch kein Export in Bilddateien zulassen, hilft folgender Umweg:
Speichern Sie das Dokument zunächst als PDF und konvertieren Sie es anschließend ins JPG-Format. Dabei helfen Online-Tools wie bspw. PDF2JPG, die die Konvertierung kostenlos vornehmen.
Was kostet Faxen?
Ein Fax ist technisch gesehen mit einem Telefonat gleichzusetzen, nur dass andere Töne übertragen werden. Daher gelten die gleichen Konditionen, wie bei einem normalen Telefonat auch. Wenn eine Telefonflatrate abgeschlossen wurde, fallen also keine zusätzlichen Gebühren für den Versand eines Faxes an. Bei Faxsendungen ins Ausland können jedoch je nach Tarif zusätzliche Auslandsgebühren fällig werden.
Wann gilt ein Fax als zugestellt?
Ein Fax gilt als zugestellt, wenn das Fax zugegangen ist, d.h. wenn der Empfänger die Möglichkeit hat, vom Inhalt des Schriftsatzes Kenntnis zu nehmen. Genauer stellt dies der Zeitpunkt dar, wenn das Schriftstück am Empfängergerät ausgedruckt wird, auch wenn dieses nach Dienstschluss nicht besetzt ist (BGHZ 101, 276). Durch den Zustellungsbericht können Sie sichergehen, dass das Fax beim Empfänger angekommen ist.
Warum kommt mein Fax nicht an?
Je nach Hersteller können unterschiedliche Ursachen zu Problemen bei der Übermittlung eines Faxes führen:
- Überprüfen Sie zunächst, ob alle Kabel richtig angeschlossen sind. Nehmen Sie dazu das Geräte-Handbuch zur Hand.
- Prüfen Sie, ob das Faxgerät auf die richtige Nummer eingerichtet wurde und nicht fälschlicherweise die Telefonnummer verwendet wurde.
- Prüfen Sie, ob Sie den Faxempfang möglicherweise deaktiviert oder auf manuell gestellt haben und aktivieren sie diesen gegebenenfalls.
- Wenn die genannten Ansätze den Fehler nicht beheben, sollten Sie Ihre Telefonleitung überprüfen lassen oder Ihr Faxgerät an einem anderen Standort ausprobieren. Außerdem können Sie sich an den Kundenservice des jeweiligen Geräteherstellers wenden.