Hefter & Mappen

Hefter und Mappen – Ihre Akten gut sortiert

Auch im digitalen Zeitalter ist der konventionelle Büroartikel "Papier" unumgänglich. Ob für Hausarbeiten, Kontoauszüge, Bewerbungen oder Broschüren, in Mappen und Heftern sind Unterlagen aller Art gut aufbewahrt. Doch was ist eigentlich der Unterschied zwischen Mappen und Heftern? Und welche Variante ist für Ihren Einsatzbereich am besten geeignet? Für gelochte oder ungelochte Dokumente gibt es die unterschiedlichsten Ablagemöglichkeiten. Egal ob Sie Ihre Unterlagen chronologisch, alphabetisch oder thematisch sortieren möchten, mit Heftern und Mappen sorgen Sie dafür, dass Sie diese schnell wiederfinden.

Infografik: Hefter oder Mappe?

Ob Sie zu einer Mappe oder einem Hefter greifen sollten, hängt davon ab, ob Sie gelochte Unterlagen abheften oder ungelochte Unterlagen gebündelt sammeln möchten:

Hefter

  • Eigenschaft:
    Hefter sind zum Abheften von gelochten Dokumenten geeignet und verfügen demnach über eine Abheftvorrichtung, sodass sich ein Locher für Ordner empfiehlt.
  • Vorteile:
    • Längerfristige Ablage von Dokumenten
    • Eindeutige Bündelung und Reihenfolge der Unterlagen
    • Kein Herausfallen einzelner Blätter möglich

Eigenschaften von Heftern

Die Ausstattung mancher Hefter sorgt dank vieler praktischer Besonderheiten zu einer erleichterten Handhabung im Büro-Arbeitsalltag.

  • Ein Organisationsaufdruck auf der Vorderseite hilft Ihnen bei der Übersicht, indem Sachgebiete, Zuständigkeiten oder auch Termine gekennzeichnet werden können.
  • Eine dehnbare Außentasche (z.B. am Rückendeckel) eignet sich als ideale Ablage für loses Schriftgut, das zur Akte gehört.
  • Auswechselbares Zubehör (z.B. Hängeschienen bei Hängeheftern) zum Nachkaufen ermöglicht eine kostengünstige Mehrfachnutzung.

Mappen

  • Eigenschaft:
    Mappen dienen der Ablage von ungelochten Dokumenten.
  • Vorteile:
    • Schnelle Ordnung am Arbeitsplatz
    • Flexible Sortierung
    • Sicherer Transport von Unterlagen (Schutz vor Nässe, Staub, Falten)
    • Schneller Zugriff

Kriterien beim Kauf von Mappen

Beim Kauf von Mappen sollten Sie folgende Punkte berücksichtigen:

  • Format:
    Für welches Papierformat soll die Mappe geeignet sein?
  • Material:
    Bevorzugen Sie Mappen aus umweltfreundlicher Pappe bzw. Karton oder stabilere Varianten aus Kunststoff?
  • Fassungsvermögen:
    Wie viele Blätter haben in der Mappe Platz? Für besonders umfangreiche Ablagen gibt es auch extrabreite Sammelboxen.
  • Verschluss:
    Welche Verschlussmöglichkeit bevorzugen Sie? Eckspanngummis, Klemmschiene, Einschlagklappen?

Günstige Mappen und Hefter in Hersteller-Qualität

Damit Ihre abgelegten Unterlagen auch lange geschützt bleiben, sollten die Mappe bzw. der Hefter auch langlebig und stabil sein. Deshalb empfehlen wir Top-Marken wie Leitz, ELBA, DURABLE, Herlitz, bene oder auch Zweckform.

Einen Leitfaden zu den unterschiedlichen Heftern und Mappen finden Sie in der folgenden Infografik.

Infografik zu den unterschiedlichen Mappen und Heftern

Diese Infografik ist hier für sie zum Download bereitgestellt.

Die Verwendung der gängigsten Mappen und Hefter wird Ihnen in unserem Ratgeber-Video näher erläutert:

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Sammeln, Sortieren, Ordnen, Abheften oder Archivieren

Kaufmännische Heftung oder Amtsheftung?

Die Heftung kann grundsätzlich rechts oder links angeordnet sein. Die sogenannte „Kaufmännische Heftung“ und die „Amtsheftung“ oder auch „Behördliche Heftung“. In unserem Ratgeber-Video erklären wir den Unterschied:

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Hefter

Unterschied: Kaufmännische Heftung und Amtsheftung

Die kaufmännische Heftung unterscheidet sich von der Amtsheftung (auch „Behördenheftung“ genannt) durch die zeitliche Reihenfolge (aufsteigend oder absteigend), in der die Schriftstücke abgelegt werden.

Kaufmännische Heftung / Rechtsheftung

Es wird zeitlich absteigend geordnet:
Bei der kaufmännischen Heftung werden Unterlagen von unten nach oben abgelegt, sodass die neuesten Dokumente immer als zuletzt abgeheftetes Blatt oben aufliegen. Wenn man den Hefter aufschlägt, hat man somit immer die aktuellen Unterlagen direkt im Blick. Älteres Schriftgut folgt darunter chronologisch.

Da die Dokumente beim Abheften rechts von der Abheftvorrichtung weg ragen, wird diese Heftungsart auch „Rechtsheftung“ genannt.

Einsatz:
Die kaufmännische Ablage ist allgemein die gängigste Methode beim Einsatz von Heftern. Diese wird sowohl in der Unternehmens- und Betriebswirtschaft als auch im privaten Bereich und in der Schule genutzt.

Kaufmännische Heftung

Amtsheftung / Linksheftung

Es wird zeitlich aufsteigend geheftet:
Bei der Amtsheftung (Behördenheftung) wird hingegen von oben nach unten abgeheftet. Das heißt, dass das älteste Blatt oben und das neuste Schriftstück ganz unten liegt. Um das zu ermöglichen, ist die Abheftvorrichtung „kopfüber“ im Hefter befestigt.

Da die Dokumente beim Abheften links von der Abheftvorrichtung weg ragen, wird diese Heftungsart auch „Linksheftung“ genannt.

Einsatz:
Wie der Name schon sagt, wird die Amtsheftung im öffentlichen Bereich angewandt (z. B. bei Behörden und Ämtern). Der Unterschied zwischen der kaufmännischen und der behördlichen Heftung wird mit unserem Ratgeber-Video noch verständlicher.

Amtsheftung

Rechts-Linksheftung

Hefter mit einer Rechts-Linksheftung können sowohl für die kaufmännische Heftung (rechts) als auch für die Amtsheftung (links) verwendet werden. Das heißt, bei diesen Ordnern gibt es keine fest definierte Vorder- und Rückseite, sondern man verwendet den Ordner flexibel entsprechend der gewünschten Heftung herum.

Warum gibt es diese Varianten?

In Unternehmen sind ältere Vorgänge meist abgeschlossen und werden daher in der Regel nicht mehr benötigt. Die aktuellsten noch zu bearbeitenden Schriftstücke liegen gemäß der kaufmännischen Heftung also obenauf und ein schneller Zugriff ist möglich. Auch Zuhause oder in der Schule, wo aktuelle Aufgaben wichtiger sind, ist die chronologisch absteigende Sortierung sinnvoller.

Behörden wiederum haben es oft mit Antragsbearbeitungen zu tun, bei der in aller Regel zuerst eingegangene Anträge (d.h. ältere) auch zuerst abgearbeitet werden. Für dieses Vorgehen ist die Amtsheftung deutlich praktischer, da die älteren, zuerst zu bearbeitenden Schriftstücke oben auf liegen.

Die Abheftvorrichtungen

Im Hinblick auf die Art der Abheftvorrichtung (Rechtheftung und Linksheftung) sowie auf die Anzahl der Abheftvorrichtungen gibt es sechs verschiedene Hefter-Varianten:

1 Abheftvorrichtung2 Abheftvorrichtungen
RechtsheftungHefter mit Rechtsheftung und 1 AbheftvorrichtungHefter mit Rechtsheftung und 2 Abheftvorrichtungen
LinksheftungHefter mit Linksheftung und 1 AbheftvorrichtungHefter mit Linksheftung und 2 Abheftvorrichtungen
Rechts- / Linksheftung
(variabel einsetzbar)
Hefter mit Rechts- / Linksheftung und 1 Abheftvorrichtung
Hefter mit Rechts- / Linksheftung und 2 Abheftvorrichtungen

Tipps

  • Weil die Stabilität und Lebensdauer von Heftern und Mappen besonders wichtig ist, sollten Sie beim Kauf auf eine gute Qualität achten. Sollten Sie sich für die Varianten aus Pappe oder Karton entscheiden, empfehlen wir Ihnen ein Papiergewicht von mindestens 320 g/qm.
  • Beim Organisieren können Sie sich die unterschiedlichen Farben der Hefter und Mappen zu Nutze machen. Aber auch die Einsteckschildchen bzw. Beschriftungsschildchen der Register können Sie farblich wählen.
  • Passendes Zubehör, wie z. B. Schiebesignale und Organisationsstreifen, unterstützt Sie zusätzlich bei einer detailliierten Organisation – vor allem im Kanzlei- und Notarbereich.
  • Hefter und Mappen sind ideal, um Papierblätter ordentlich und strukturiert abzuheften. Mit Heftgeräten können Sie einzelne Blätter einfach zusammen tackern und vermeiden somit, dass einzelne Blätter verloren gehen.