Aktenvernichter

Aktenvernichter – für eine sichere Entsorgung vertraulicher Unterlagen

Datensicherheit hat heutzutage einen hohen Stellenwert. Deshalb werden geheime, firmeneigene und vertrauliche Unterlagen und Dokumente mit Aktenvernichtern diskret, sicher und zuverlässig entsorgt.

Hier in unserem Ratgeber erhalten Sie alle Informationen über Schnittarten, Schutzklassen, Auffangvolumen und Schneidleistung sowie weiteren Besonderheiten, die Sie vor dem Kauf eines Schredders abwägen sollten. Informationen zu den Vorgaben des Datenschutzes zur Aktenvernichtung findet man auf Fachanwalt.de.

Unser Leitfaden

• Die Vorteile von Streifen- und Partikelschnitt
• Schutzklassen und Sicherheitsstufen
• Auffangvolumen
• Schneidleistung
• Besonderheiten
• Unterschiede bei den Aktenvernichtern
• Aktenvernichter und DSGVO
• Ratgebervideo

Die Vorteile von Streifen- und Partikelschnitt

• Streifenschnitt
  Beim Streifenschnitt wird das Papier durch eine Schneidwalze in lange, dünne Streifen (ca. 2 - 12 mm) geschnitten. Diese Schnittart nutzen Aktenvernichter mit niedrigeren Sicherheitsstufen.
  Im direkten Vergleich zum Partikelschnitt ist die Schneidleistung beim Streifenschnitt stets höher, die Datensicherheit ist jedoch geringer.
• Partikelschnitt
  Per Partikelschnitt (=Kreuzschnitt) wird das Papier in kleine Partikel zerkleinert. Das Papier wird nicht nur längs, sondern auch quer geschnitten. Die Größe der hieraus resultierenden Partikel hängt von der Sicherheitsstufe der Aktenvernichter ab. Der Partikelschnitt eignet sich dank der kleineren Partikelgrößen für Dokumente mit hoher Vertraulichkeitsstufe. Beachten Sie bei diesen Modellen allerdings, dass sie regelmäßig geölt werden müssen, um lange zuversichtlich zu arbeiten. Hierfür finden Sie gesondertes Aktenvernichter-Öl. Dem Datenblatt können Sie entnehmen, welches Öl für Ihren Aktenvernichter geeignet ist.

Was ist der Unterschied zwischen Schutzklassen und Sicherheitsstufen?

Je nach Schutzklasse und Sicherheitsstufe wird das zu vernichtende Schriftgut unterschiedlich stark zerkleinert.

Schutzklassen

Die Einteilung der Schutzklassen zeigt Ihnen, welcher Sicherheitsstufe die Aktenvernichter zugeordnet sind und wie hoch die Sicherheit ist.

• Zur Schutzklasse 1 zählen die Sicherheitsstufen P -1 bis P-3. Es handelt sich um einen normalen Schutz für interne Daten.
• Zur Schutzklasse 2 zählen die Sicherheitsstufen P -3 bis P-5. Es handelt sich um einen hohen Schutz für vertrauliche Daten.
• Zur Schutzklasse 3 zählen die Sicherheitsstufen P -5 bis P-7. Es handelt sich um einen sehr hohen Schutz für besonders vertrauliche und geheime Daten.

Sicherheitsstufen

Die unterschiedlichen Sicherheitsstufen sind ein Indikator dafür, wie hoch die Vertraulichkeit der zu vernichtenden Daten eingestuft wird. Entsprechend dieser Sicherheitsstufen wird das Schriftgut in verschieden große Streifen oder Partikel zerkleinert. Aktenvernichter mit Streifenschnitt sind der Sicherheitsstufe P1 oder P2 zugeordnet, während Aktenvernichter mit Partikelschnitt den Sicherheitsstufen P3 bis P7 angehören. Nachfolgend beschreiben wir die einzelnen Sicherheitsstufen der Schredder genauer:

Sicherheitsstufe P-1
Streifenbreite: max. 12 mm: Zum Vernichten von allgemeinem Schriftgut, das unlesbar gemacht oder entwertet werden soll, z. B. Kataloge, Prospekte u. v. m.

Sicherheitsstufe P-2
Streifenbreite: max. 6 mm: Zum Vernichten interner Unterlagen, die unlesbar gemacht oder entwertet werden sollen, z. B. Unterlagen für die unternehmensinterne Kommunikation.

Sicherheitsstufe P-3
Partikelgröße: max. 240 mm²: Zum Vernichten von Datenträgern mit sensiblen und vertraulichen Daten sowie personenbezogenen Daten, die einem erhöhten Schutzbedarf unterliegen, z. B. Umsatzauswertungen und Steuerunterlagen.

Sicherheitsstufe P-4
Partikelgröße: max. 30 mm²: Für die Entsorgung von Datenträgern mit besonders sensiblen und vertraulichen Daten sowie personenbezogenen Daten, z. B. Bilanzen und Konditionen, Arbeitsverträge, medizinische Berichte u. v. m.

Sicherheitsstufe P-5
Partikelgröße max. 12 mm²: Für die Entwertung von Datenträgern mit geheim zu haltenden Informationen mit existenzieller Wichtigkeit für eine Person, ein Unternehmen oder eine Einrichtung, z. B. Patente, Wettbewerbsanalysen, Prozessunterlagen.

Sicherheitsstufe P-6
Partikelgröße: max. 10 mm²: Diese Aktenvernichter sind geeignet für Datenträger mit geheim zu haltenden Informationen, z. B. Patente, Konstruktionsunterlagen, Wettbewerbsanalysen, Prozessunterlagen.

Sicherheitsstufe P-7
Partikelgröße: max. 5 mm²: Für die Entsorgung von strengst geheimen Daten, wenn höchste Sicherheitsvorkehrungen einzuhalten sind, z. B. geheimdienstliche oder militärische Bereiche.

Auffangvolumen

Überlegen Sie sich vor der Anschaffung eines Schredders auch, wie oft Sie diesen nutzen möchten. Geräte mit einem hohen Auffangvolumen (angegeben in Liter) haben den Vorteil, dass Sie nur selten geleert werden müssen.

• Kleines Auffangvolumen
  Diese Aktenvernichter eignen sich für die gelegentliche Nutzung von 1 - 2 Personen im Büro oder zu Hause.
• Mittleres Auffangvolumen
  Diese Geräte eigenen sich für die tägliche Nutzung durch mehrere Personen in einer Abteilung.
• Großes Auffangvolumen
  Aktenvernichter mit großem Volumen eigenen sich hervorragend für Großraumbüros. Bei täglicher Nutzung von mehreren Personen vernichten sie ein hohes Papieraufkommen.

Einige Geräte können bequem mittels einer Schublade frontal entleert werden.

Schneidleistung

Ebenso sollten Sie die Schneidleistung beachten. Diese gibt an, wie viel Seiten Schriftgut der Aktenvernichter gleichzeitig vernichtet. Die Schneidleistung ist in DIN-A4-Blättern mit einem Papiergewicht von 80 g/qm angegeben.

Besonderheiten

Viele Aktenvernichter schreddern nicht nur Papier. Bestimmte Modelle vernichten auch weitere Formen von Dokumenten:

• Aktenvernichter für CDs und DVDs
• Aktenvernichter für Kreditkarten
• Aktenvernichter für CDs/DVDs und Kreditkarten

Unterschiede bei den Aktenvernichtern

Neben den unterschiedlichen Sicherheitsstufen (nach DIN 66399) sind die wesentlichen Unterschiede bei Aktenvernichtern die Blatteinzugsbreite, der Autostart und der Autostopp.

1. Autostart
   Der mechanische Autostart wird durch einen kleinen Hebel, der durch das Schnittgut aus seiner Grundstellung bewegt wird, ausgelöst. Das Werk läuft so lange, wie das Schnittgut den Hebel in der entsprechenden Position hält.
2. Autostopp
   Der mechanische Autostopp umfasst den Nachlauf. Dieser garantiert, dass das entsprechende Dokument das Schneidwerk komplett passiert.

Was gilt es hinsichtlich der DSGVO bei Aktenvernichtern zu berücksichtigen?

Die strengen Bestimmungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), die im Mai 2018 in Kraft getreten ist, beziehen sich unter anderem auf die Vernichtung von Datenträgern. Diese datenschutzrechtlichen Forderungen lassen sich leicht mit einem DSGVO-konformen Aktenvernichter erfüllen.

1. Wer benötigt einen DSGVO-gerechten Aktenvernichter?
   Jeder Betrieb und jeder Verein mit europäischem Sitz, sowohl Einzelunternehmer als auch freiberufliche Selbstständige, benötigt einen auf die DSGVO ausgerichteten Aktenvernichter. Dies gilt ebenso bei Unternehmen, die außerhalb der EU ansässig sind und dennoch personenbezogene Daten von EU-Bürgern verarbeiten.
2. Was versteht man unter personenbezogene Daten?
   Unter der Verarbeitung von personenbezogenen Daten ist das Sammeln und Speichern sowie deren Verwendung zu verstehen. Weiter versteht man unter personenbezogenen Daten alle Informationen einer Person, die zur indirekten oder direkten Identifikation dieser dienen (bspw. Name, Geburtsdaten, Wohnort, usw.).
3. Welche Aktenvernichter sind DSGVO-konform?
   Laut DSGVO muss ein Aktenvernichter für die Entsorgung von personenbezogenen Datenmindestens die Sicherheitsstufe P3 und höher aufweisen. Ab dieser Sicherheitsstufe werden Dokumente in kleine Partikel anstelle von Streifen zerkleinert, was die Wiederherstellung des Originals so gut wie unmöglich macht. Laut DSGVO sind Dokumente so zu vernichten, dass ihr Inhalt nicht mehr rekonstruierbar ist.Insgesamt reichen die Sicherheitsstufen für DSGVO-konforme Aktenvernichter von Stufe 3 bis Stufe 7. Welche Dokumente unter entsprechender Sicherheitsstufe vernichtet werden sollten, erfahren Sie im Abschnitt „Schutzklassen und Sicherheitsstufen“.Sämtliche Informationen werden sicher entsorgt, ohne dass beispielsweise Identitätsbetrug möglich ist. In unserem Online-Shop finden Sie eine Vielzahl an Aktenvernichtern, welche die DSGVO-Anforderungen erfüllen. Bei Ihrer Auswahl sollten Sie zudem auf den speziellen Bedarf (wie bspw. Fassungsvermögen) Ihres Unternehmens achten.
4. Brauche ich trotz eines externen Dienstleisters zur Datenvernichtung einen DSGVO-konformen Aktenvernichter?
   Externe Dienstleister stellen tatsächlich ein Risiko dar, weil sie Zugang zu Büros der Personal- oder Finanzabteilung erhalten und somit Zugriff auf die sensiblen Daten haben.Ein weiterer Grund: Die Daten werden nicht sofort vernichtet, sondern bedürfen einer Terminvereinbarung.Die Aktenvernichtung am Arbeitsplatz erleichtert hingegen das Einhalten interner Richtlinien für vertrauliche Daten, sodass Akten auf Wunsch sofort vernichtet werden können. Auch bei einem unerwarteten Besuch der Datenschutzbehörde kann der DSGVO-konforme Aktenvernichter punkten. Je nach Bedarf stellt sich ein Aktenvernichter sicherlich kostengünstiger dar als die Entsorgung außerhalb des Betriebsgeländes.Unser Fazit:Die Anschaffung eines DSGVO-konformen Aktenvernichters ist eine langfristige und sichere Investition.

Ratgebervideo

In unserem Samurai-Video können Sie sich diese Informationen noch einmal schön veranschaulicht ansehen: