Registrierkassen

Die Registrierkasse und die Registrierkassenpflicht

Eine Registrierkasse erleichtert die ordnungsgemäße Kassenführung, da sie alle Vorgänge aufzeichnet und das Erstellen des Kassenberichts mit erheblich weniger Aufwand verbunden ist. Wenn ein Betrieb mit einer Registrierkasse arbeitet, müssen bestimmte Voraussetzungen erfüllt werden, die im Kassengesetz geregelt sind. Beispielsweise kann das Finanzamt seit Beginn 2018 unangemeldet vorbeikommen und bei einer unangekündigten Kassennachschau die Kasse überprüfen. Wenn Sie eine neue Registrierkasse kaufen, sollten Sie daher einige Dinge beachten.

Welche Regelungen gibt es für die Registrierkasse 2020?

2020 kamen weitere Änderungen zur Registrierkassenpflicht hinzu:

• Bonpflicht/Belegausgabepflicht: Jeder Kunde muss einen Kassenbon erhalten.
• Zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE): Diese Einrichtung soll die Manipulation von Kassendaten verhindern. Das System muss genau den gesetzlichen Vorgaben entsprechen, um zertifiziert werden zu können.
• Meldepflicht: Alle elektronischen Kassen müssen beim Finanzamt gemeldet werden.

Seit Januar 2020 müssen alle elektronischen Kassen mit einer TSE ausgestattet sein. Allerdings gibt es eine Übergangsfrist, bis alle Punkte der Registrierkassenpflicht zwingend erfüllt sein müssen. Bis zum 30. September 2020 haben Sie Zeit, Ihre Registrierkasse mit einer zertifizierten TSE auszustatten, solange gilt eine Nichtbeanstandungsregelung. Außerdem dürfen alte, nicht aufrüstbare Registrierkassen unter bestimmten Bedingungen noch bis zum 31. Dezember 2022 verwendet werden.

Wo und wie lassen sich Registrierkassen einsetzen?

Registrierkassen können in Gastronomie und Handel eingesetzt werden. In der Gastronomie dienen sie oft nicht nur dazu, Verkäufe aufzuzeichnen, sondern auch zum Bestellen und als Informationssysteme.

Soll die Registrierkasse Einzelhandel unterstützen, sollte sie die notwendigen Funktionen je nach Art des Einzelhandels erfüllen. Im Textileinzelhandel muss die Registrierkasse beispielsweise die Farben und Größen der verkauften Artikel verwalten können. In einer Bäckereikette muss sie dagegen die Bestellungen und Retouren erfassen können.

Welche rechtlichen Fragen gilt es vor dem Kauf zu beantworten?

Damit Sie rechtlich auf der sicheren Seite sind und eine anstandsfreie Buchführung mit der Registrierkasse gewähren können, machen Sie sich vor dem Kauf mit den notwendigen Ausstattungen vertraut. Die folgenden Fragen geben eine Übersicht.

Entspricht die Registrierkasse den aktuellen Kassenvorschriften?

Hier sind vor allem diese 3 Vorschriften ausschlaggebend:

• KassenSichV ab 1.1.2020
• Kassengesetz
• Registrierkassenpflicht

Ist die Kasse GDPdU/GoBD-konform?

Die GDPdU („Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen“) regeln, wie digitale Unterlagen aufbewahrt werden und wie der Betriebsprüfer auf die Daten zugreifen darf. Die GoBD („Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“) regeln dagegen, wie die Buchführung in Bezug auf steuerrelevante Daten erfolgen soll und wie die Daten erfasst werden können. Eine GDPdU/GoBD-konforme Kasse erfüllt also alle notwendigen Regelungen zur Aufzeichnungspflicht für Unternehmer mit Barumsätzen.

Können die sogenannten „WORM“-Karten verwendet werden?

WORM ist die Abkürzung für „Write Once Read Many“. Auf WORM-Speicherkarten können nur Daten hinzugefügt werden, nachträgliches Ändern und Löschen der Daten ist nicht möglich.

Welche Management-Berichte sind verfügbar?

Hier kommt es auf Ihre Anforderungen und Bedürfnisse an. Mögliche Berichte sind beispielsweise Stundenbericht, Tagesbericht, Wochenbericht, Periodenbericht, Warengruppenbericht, Umsatzbericht sowie ein PLU-Bericht, der die Inventur vereinfacht, und ein elektronisches Journal, das das einfache Ausdrucken aller Kassenvorgänge ermöglicht.

Können mit der Registrierkasse Kassenbons ausgedruckt werden?

Bei manchen Registrierkassen ist der Bondrucker bereits integriert, andere benötigen zum Ausdrucken der Kassenbons ein zusätzliches Gerät.

Welche zusätzlichen Funktionen haben Registrierkassen?

Wenn Sie eine Registrierkasse bestellen möchten, haben Sie die Auswahl zwischen Registrierkassen mit folgenden zusätzlichen Funktionen:

• Mehrere Bedienerprofile
• Verschieden großer Festpreisspeicher
• Verschiedene Anzahl von Warengruppen
• Große Bedieneranzeige
• Drehbare Kundenanzeige

So können Sie die richtige Registrierkasse auswählen, die zu Ihrem Betrieb passt: zu Art und Umfang Ihres Sortiments und der Anzahl Ihrer Mitarbeiter.